Die Wahl der besten Ratenmanagement-Software für Spediteure

Die meisten Spediteure haben heute mit den Auswirkungen des ineffizienten manuellen Ratenmanagements zu kämpfen. Aus dieser Erfahrung heraus besteht nun der Wunsch, eine digitale Lösung für das Frachtratenmanagement einzuführen. Die Frage ist nicht mehr, ob man ein Tool braucht, sondern in welches man investieren sollte. 

Es gibt immer mehr spezialisierte Software, die den manuellen Arbeitsaufwand im Zusammenhang mit Planungsprozessen, einschließlich des Ratenmanagements, verringert. Doch nicht alle technischen Neuerungen sind für Ihr Unternehmen von Nutzen, und in der komplexen Logistikbranche gibt es keine Einheitslösung, die für alle passt. Aus diesem Grund wird es immer schwieriger zu wissen, welche Software für Ihre Bedürfnisse und Anforderungen geeignet ist.

Wir alle haben schon einmal den Fehler gemacht, das falsche Produkt zu kaufen. Dies geschieht in der Regel, weil es günstig und einfach ist oder weil wir glauben, dass wir  den neuesten Stand der Technik benötigen. 

Um Ihnen bei der Auswahl der richtigen Frachtratenverwaltungssoftware für Ihr Unternehmen zu helfen, werden wir Sie durch die folgenden Themen führen:

  • Warum Sie in eine digitale Lösung investieren sollten
  • Die zu berücksichtigenden Faktoren Ihres Speditionsbetriebs
  • Faktoren des Ratenmanagementsystems
  • Empfehlenswerteste Softwarefunktionen

Warum Sie in eine Frachtratenmanagement-Software investieren sollten

Der Umgang mit Veränderungen ist schwierig, und deshalb halten viele an der alten Vorgehensweise fest. Wenn Sie noch unentschlossen sind, erfahren Sie hier, warum es im besten Interesse Ihres Unternehmens ist, sich vom manuellen Ratenmanagement zu verabschieden.

Die wichtigsten Vorteile einer Software für das Frachtratenmanagement sind:  

  • Sie arbeiten effizienter und weniger manuell
  • Verkürzung der Durchlaufzeit für RFQs
  • Minimierung des Fehlerrisikos bei Angeboten und Rechnungen
  • Erhöhung der Datengenauigkeit
  • Mit einem Frachtratenmanagementsystem können Sie innerhalb von Minuten mit Ihrem aktuell besten Angebot auf Ausschreibungen reagieren.
  • Eine zentralisierte, digitale Datenbank mit den Basisraten und Zuschlägen Ihres gesamten Netzwerks verringert den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Suche nach Raten zur Erstellung eines wettbewerbsfähigen und zuverlässigen Angebots erheblich.

Darüber hinaus führt der Zeit- und Ressourcenverlust direkt zu einer Erhöhung der Betriebskosten. Abgesehen von der Ineffizienz sind manuelle Einstellungen und Prozesse viel anfälliger für Fehler, Fehlberechnungen und Verzögerungen. Auch dies kann für Ihr Unternehmen schnell kostspielig werden. 

In einem eigenen Artikel erfahren Sie mehr über die Kosten und Risiken der manuellen Tarifverwaltung. Dann schauen wir uns an, welche Aspekte Ihres Unternehmens bei der Wahl der Software für das Frachtratenmanagement eine Rolle spielen sollten.

Die zu berücksichtigenden Faktoren in Ihrem Speditionsbetrieb

Es gibt einige Faktoren in Ihrem Betrieb, die sich auf die Wahl des Tarifmanagementsystems auswirken sollten. Ein Ratenverwaltungssystem kann ein großartiges Produkt sein, aber je nach Ihrem Unternehmen ist es vielleicht nicht das Richtige für Sie. 

Sie müssen die folgenden Faktoren berücksichtigen:

  • Transportart: Luft, See, Straße, Schiene oder Binnenschiff 
  • Art der Verbindung: Hafenhinterlandtransporte oder andere
  • Versandmaterial: Container oder nichtcontainerisierte Fracht
  • Größe der Ladung: FCL oder LCL

Einige Kombinationen funktionieren genauso gut wie andere, da die Preisstruktur für den Transport ähnlich ist. Im Hinblick auf das Frachtratenmanagement für Hinterlandtransporte sollte ein Spediteur über eine Einrichtung verfügen, die sowohl sein Netz an Landtransportmöglichkeiten abdeckt, als auch die Sendungsart, z. B. Containertransporte, berücksichtigt. 

Für die Luftfracht werden nicht dieselben Standardversandbehälter verwendet, wie für die containerisierte Seefracht und den Landtransport. Für die Berechnung der Tarife benötigen Sie unterschiedliche Datenpunkte, wie z. B. die individuellen Abmessungen der Fracht. Unterschiedliche Preisstrukturen bedeuten, dass ein System, das für Luftfrachttarife entwickelt wurde, für einen Spediteur, der hauptsächlich Containertransporte abwickelt, nicht geeignet ist. 

Bei der Seefracht handelt es sich hauptsächlich um ein Spotratengeschäft. Ohne ausgehandelte Vertragsraten muss ein spezielles Ratenmanagement-Tool anders funktionieren, um Echtzeitraten zu liefern.

Letztlich müssen die wichtigsten Transportbedingungen und Preisfaktoren für Ihr Unternehmen in der von Ihnen gewählten Frachtratenmanagement-Software recherchierbar und filterbar sein. 

Prozesse des Raten- und Ausschreibungsmanagements 

Schließlich müssen Sie herausfinden, bei welchen Prozessen Sie Hilfe benötigen und welche Sie vielleicht schon unter Kontrolle haben. Es ist wichtig, zu unterscheiden zwischen dem, was Sie brauchen, um manuelle Arbeitsabläufe abzuschaffen, und dem, was Sie für wünschenswert halten. Es ist leicht, sich von ausgefallenen Funktionen hinreißen zu lassen, aber oft wird Ihr Team oder Ihre Organisation nicht alle Funktionen nutzen. 

Es könnte auch sein, dass Sie bereits über andere Tools und Software verfügen, die diese Prozesse erleichtern. Es besteht keine Notwendigkeit, diese Funktionen in einem anderen Tool zu duplizieren. Legen Sie stattdessen den Schwerpunkt auf die Einrichtung einer einheitlichen Datenbank mit Frachtraten, die eine schnelle Suche und Berechnung ermöglicht. 

Der nächste Schritt besteht darin, zu bestimmen, welche Faktoren bei der Frachtratenverwaltungssoftware für Sie am wichtigsten sind. 

Zu berücksichtigende Faktoren des Ratenmanagementsystems

Bestimmte Faktoren sind nicht generell gut oder schlecht, sondern Entscheidungen, die Sie auf der Grundlage Ihrer Arbeitsabläufe treffen müssen. Vergewissern Sie sich, dass Sie die folgenden Faktoren kennen, bevor Sie sich für einen Kauf entscheiden.

Software oder Hardware 

Handelt es sich um ein cloudbasiertes System oder um Hardware, die auf den Computern aller Benutzer installiert werden muss? Hier gibt es kein Richtig oder Falsch, aber eine Cloud-basierte Lösung bietet mehr Flexibilität, höhere Zuverlässigkeit und einfachere Integration. 

Upload-Geschwindigkeit 

Wie lange dauern die Uploads? Werden sie manuell oder über eine API durchgeführt? Wie sieht das QA-Verfahren für neue Tarif-Uploads aus? Bei der Vorbereitung und der vertraglichen SLA sollte es keine Rolle spielen, wie die Uploads durchgeführt werden und wie lange sie dauern, solange sie innerhalb Ihrer vertraglichen SLA liegen. Wenn Sie jedoch wissen, dass Sie oft spontan und sofort Änderungen an den Tarifen vornehmen müssen, wird diese Frage besonders wichtig. 

Sichere Speicherung der Daten 

Preisdaten sind sensible und vertrauliche Daten. Fragen Sie, wie Ihre Daten geschützt werden und welche Datensicherheitsstandards implementiert sind. 

‍Unterstützung und Schulung durch den Anbieter 

Bietet der Anbieter eine Einführungsveranstaltung an, um Sie und Ihr Team in der Nutzung der Lösung zu schulen? Bietet er kontinuierliche Unterstützung an, wenn das Team Probleme oder Fragen hat?  

Benutzerfreundlichkeit 

Das Ziel ist es, Ihrem Team zu helfen, Zeit zu sparen. Daher ist es wichtig, ein intuitives Tool zu wählen, das jeder versteht und nutzen kann. 

‍Künftige Funktionen

Erkundigen Sie sich beim Softwareanbieter, ob bereits neue Funktionen geplant sind und wann diese verfügbar sein werden. Nimmt der Anbieter vielleicht sogar Vorschläge von Ihnen entgegen? 

Ein Frachtratenmanagement-Tool sollte Probleme lösen und nicht neue Hürden schaffen. Nachdem Sie die oben genannten Faktoren berücksichtigt haben, ist es an der Zeit, einen Blick auf die einzelnen Funktionen zu werfen.  

Empfehlenswerte Softwarefunktionen 

Es gibt eine Vielzahl von Funktionen, die eine Software zur Verwaltung von Frachtraten bieten kann. Einige können als grundlegend angesehen werden, andere als fortschrittlich. Der wichtigste Faktor ist jedoch, ob die Funktion für Sie tatsächlich notwendig und nützlich ist. 

API-Integrationen 

Spediteure, die hauptsächlich mit Spotraten arbeiten, sollten nach einer Lösung suchen, die über eine Integration eine Verbindung zu den wichtigsten Spediteuren herstellt, um automatische Aktualisierungen der Echtzeitraten zu ermöglichen. Wenn Sie hauptsächlich mit ausgehandelten Vertragstarifen arbeiten, ist der Bedarf an einer solchen Lösung jedoch gering.

Automatischer Upload von Tarifblättern 

Überlegen Sie, wie einfach dies für Sie als Kunde wäre. Erfordert das Hochladen eine Formatierung der Tarifblätter auf Ihrer Seite? Können Sie die Tarifblätter selbst hochladen, oder wird dies vom Anbieter erledigt? Berücksichtigen Sie auch, ob das Hochladen im Preis inbegriffen ist oder ob dafür ein Aufpreis anfällt.

Währungsunterstützung und -umrechnung 

Wenn Ihr Netzwerk Subunternehmer in mehreren Währungsregionen umfasst, kann es für Sie wichtig sein, dass die Lösung mehrere Währungen unterstützt. Achten Sie darauf, ob die Währungen genau umgerechnet werden, um eine einheitliche Ansicht zu erhalten. 

Maßgeschneiderte Angebotserstellung 

Wenn Sie Prozesse im Zusammenhang mit der Erstellung von Angeboten und Ausschreibungen automatisieren möchten, sollten Sie nach Funktionen Ausschau halten, mit denen Sie Angebote sofort erstellen und bei veränderten Bedingungen aktualisieren können. 

Daten und Analysen: 

Sie sollten Daten verfolgen, um bessere Entscheidungen treffen zu können und ein besseres Verständnis für Ihr Unternehmen zu erlangen. Es gibt jedoch viele Optionen für die Berichterstattung und Analyse, und Sie müssen diese Funktion nicht unbedingt in Ihrem Tarifmanagement-Tool haben. Wenn Sie kein anderes Berichterstellungstool haben, empfehlen wir Ihnen, die Anzahl der erstellten Angebote, die Bearbeitungszeit für Angebote, die Gewinn-/Verlustquote, die Versandgewohnheiten und die Preisverfolgung zu messen.

Ausgewählte Tarife exportieren 

Sind Sie in der Lage, Preise zu exportieren, um sie schnell und einfach mit Ihren Kunden zu teilen? Nutzen Sie Exporte zur Erstellung von Angeboten auf Abruf. Prüfen Sie, welche Formate unterstützt werden. 

Filter-Optionen 

Relevante Filter werden benötigt, um die Suche nach Kundenanforderungen schnell zu filtern oder um bestimmte Optionen zu vermeiden, wenn sich die Bedingungen ändern, z. B. bei Streiks oder vorübergehenden Infrastrukturproblemen. 

Sprachoptionen

Die meiste Software wird heutzutage standardmäßig in Englisch angeboten. Wenn Englisch nicht Ihre Muttersprache ist oder wenn Sie ein sehr internationales Team haben, sollten Sie den Wert von Sprachoptionen nicht unterschätzen. Die Möglichkeit, in der eigenen Muttersprache zu arbeiten, kann komfortabler und effizienter sein.

Verwaltung von Berechtigungen 

Wenn Sie großen Teilen Ihrer Organisation Zugang zu einem Tool für die Verwaltung von Tarifen gewähren, kann dies sehr vorteilhaft für die Transparenz sein, aber Sie sollten sicherstellen, dass Sie verschiedene Benutzerprofile einrichten können, um unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden. Stellen Sie sicher, dass das System verschiedene Benutzerprofile mit unterschiedlichen Zugriffs-, Bearbeitungs- und allgemeinen Berechtigungen zulässt.

Suche 

Die potenziell wichtigste Funktion ist die Möglichkeit, einfach und schnell nach Tarifen und Strecken für Frachtführer und Bahnoperateure zu suchen. Achten Sie darauf, wie die Software komplexe Frachtpreisstrukturen und Mehrfachsuchen handhabt. 

Standardisierte Formatierung 

Sie wissen genau, dass Preislisten nicht für alle Frachtführer und Operateure standardisiert sind. Achten Sie daher darauf, dass die von Ihnen gewählte Lösung ein einheitliches Format für alle Frachttarife bietet, um eine optimale Effizienz zu gewährleisten.

Systemintegration 

Je nach den in Ihrem Unternehmen eingerichteten Arbeitsabläufen sollten Sie entscheiden, ob Sie die Software mit Ihrem TMS oder CRM verbinden möchten. 

Alle diese Funktionen können aufschlussreich und wertvoll für den täglichen Betrieb sein. Für viele ist es jedoch nicht notwendig, alle zu haben. Fragen Sie sich, ob Sie die fortgeschrittenen Funktionen ausreichend oder in vollem Umfang nutzen würden, um einen höheren Preis zu rechtfertigen.

Denken Sie daran, dass das ultimative Ziel eines jeden Tools oder einer jeden Plattform die Steigerung der Effizienz in Ihrem gesamten Betrieb und Ihrer Organisation ist. 

Die rouvia eQuote Frachtratenmanagement-Lösung

Wir bei rouvia sind Experten für Container-Hinterlandtransporte und haben eine ergänzende Lösung zu unserem FMS entwickelt, die das Ratenmanagement vereinfacht. Der Hauptzweck besteht darin, alle Ihre Ratenblätter auf einer Plattform zu konsolidieren. Auf diese Weise können Sie mit einem einzigen Mausklick die beste Rate für jede Postleitzahl finden. 

Hier ein kurzer Überblick darüber, was Sie von rouvia eQuote erwarten können:

  • Automatisiertes Hochladen von Tarifblättern
  • Zentraler Zugriff auf aktuelle Tarife und Zuschläge
  • Schnelle Suche mit mehreren Filterparametern
  • Mühelose Tarifvergleiche 
  • Export ausgewählter Tarife in CSV oder PDF 
  • Verfügbar in deutscher und englischer Sprache

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie weniger Zeit für die Suche nach den besten Tarifen aufwenden und innerhalb weniger Minuten auf Anfragen reagieren können.

Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um mehr über unser Tarifmanagementsystem zu erfahren und eine kostenlose Demo zu vereinbaren. 

September 1, 2023
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